Was sind E-Rechnung und was ist ZUGFeRD?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung können E-Rechnungen von Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen automatisch verarbeitet werden, ohne dass Daten manuell erfasst werden müssen.

Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung, da sie zwar für Menschen lesbar, für Software jedoch nur eingeschränkt automatisch auswertbar ist.

Vorteile von E-Rechnungen

• Automatische Verarbeitung ohne manuelle Datenerfassung
• Weniger Übertragungsfehler
• Schnellere Freigabe- und Buchhaltungsprozesse
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
• Einfachere Archivierung und Nachvollziehbarkeit

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein in Deutschland weit verbreitetes E-Rechnungsformat.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Bestandteilen:

1. Ein normales PDF, das der Empfänger wie jede andere Rechnung öffnen und lesen kann.
2. Eine eingebettete XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält.

Dadurch kann dieselbe Datei sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.

Vorteile von ZUGFeRD

• Nur eine Datei muss versendet und archiviert werden.
• Für den Empfänger bleibt die Rechnung als gewohntes PDF lesbar.
• Buchhaltungsprogramme können die XML-Daten automatisch importieren.
• Geeignet für kleine Unternehmen ebenso wie für große Unternehmen und Behörden.

Unterschied zwischen PDF und ZUGFeRD

Weitere E-Rechnungsformate

Neben ZUGFeRD existieren weitere Formate:

• XRechnung – XML-basiertes Format, insbesondere für öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
• Factur-X – Internationaler Standard, technisch nahezu identisch mit ZUGFeRD und insbesondere in Frankreich verbreitet.
• Peppol BIS Billing – Europäischer Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk.

Fazit

Eine E-Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und bildet die Grundlage für digitale Buchhaltungsprozesse. ZUGFeRD verbindet dabei die Vorteile einer klassischen PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch eignet sich das Format sowohl für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen als auch für die langfristige Archivierung und automatisierte Weiterverarbeitung.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen (BMF) – FAQ zur E-Rechnung
  Offizielle Erläuterungen zur gesetzlichen Definition der E-Rechnung, zulässigen Formaten und den Regelungen seit 2025.
  
• E-Rechnung in der Bundesverwaltung
  Offizielle Informationsseite des Bundes mit Grundlagen, Unterschieden zwischen PDF und E-Rechnung sowie Informationen zu XRechnung und ZUGFeRD.
  
• FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland
  Herausgeber und Weiterentwickler des ZUGFeRD-Standards mit Spezifikation, Downloads und Dokumentation.
  
• Europäische Norm EN 16931
  Die europäische Norm definiert die fachlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sowohl ZUGFeRD (ab den entsprechenden Profilen) als auch XRechnung basieren auf dieser Norm. Informationen dazu finden sich u. a. auf der Bundesseite zur E-Rechnung.