# Konzept & Hintergründe

# Empfehlungen für den praktischen Einsatz

#### Benutzer und Gruppen

- Benutzer immer sauber pflegen
- Gruppen statt Einzelberechtigungen verwenden
- organisatorische Strukturen in Gruppen abbilden
- Konten ausgeschiedener Personen zeitnah deaktivieren

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#### Teamordner

- Teamordner nur für gemeinsam genutzte Inhalte verwenden
- klare Namen und klare Struktur festlegen
- Verantwortlichkeiten definieren
- Rechte möglichst über Gruppen steuern

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#### Freigaben

- intern vor extern
- extern nur bei Bedarf
- Passwortschutz verwenden
- Ablaufdatum setzen
- Freigaben regelmäßig kontrollieren
- nur notwendige Rechte vergeben

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#### Sicherheit

- sensible Daten nicht unnötig breit freigeben
- Löschrechte nur gezielt vergeben
- Weiterteilen nur erlauben, wenn es organisatorisch gewünscht ist
- Altlasten und alte Freigaben regelmäßig bereinigen

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# Freigabeoptionen im Überblick

#### Interne Freigaben

Interne Freigaben richten sich an Benutzer oder Gruppen innerhalb der eigenen Nextcloud.

##### Typische Eigenschaften

- Zugriff nur für interne Konten
- Rechte können gezielt vergeben werden
- Zusammenarbeit innerhalb der Organisation
- meist besser kontrollierbar als öffentliche Links

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#### Externe Freigaben

Externe Freigaben richten sich an Personen ohne internes Konto.

##### Typische Eigenschaften

- Zugriff per Link
- optional mit Passwort
- optional mit Ablaufdatum
- je nach Einstellung nur lesen oder auch hochladen/bearbeiten

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#### Freigabe an interne Benutzer oder Gruppen

**Geeignet für:**

- Zusammenarbeit im Unternehmen
- gemeinsame Projektarbeit
- teaminterne Unterlagen

**Vorteil:**  
Rechte lassen sich sauber an Benutzer oder Gruppen knüpfen.

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#### Freigabe per externem Link

**Geeignet für:**

- Austausch mit Kunden
- Übermittlung von Unterlagen an Partner
- temporäre Bereitstellung von Dateien

**Vorteil:**  
Der Empfänger benötigt kein internes Konto.

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#### Reiner Upload durch Externe

**Geeignet für:**

- Einsammeln von Dateien
- strukturierte Rückmeldungen
- sichere Dokumentenabgabe

**Vorteil:**  
Der Empfänger sieht keine anderen Inhalte.

# Typische Anwendungsbeispiele

#### Abteilungsordner

Ein Teamordner `Buchhaltung` wird erstellt.  
Zugriff erhält nur die Gruppe `Buchhaltung`.

**Empfehlung:**

- nur interne Freigaben
- restriktive Rechte
- keine externen Links ohne ausdrückliche Freigabe

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#### Projektordner

Ein Teamordner `Projekt Alpha` wird erstellt.  
Zugriff erhalten mehrere interne Gruppen und gegebenenfalls einzelne Projektmitglieder.

**Empfehlung:**

- klare Unterstruktur
- eigener Bereich für Austausch mit Externen
- externe Freigaben mit Ablaufdatum

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#### Dateneingang von Kunden

Ein Ordner wird für Uploads von Kunden bereitgestellt.

**Empfehlung:**

- nur Upload erlauben
- keine Einsicht in andere Dateien
- Link mit Passwort schützen
- nach Abschluss wieder deaktivieren

# Zusammenfassung

In Nextcloud sollten Benutzer, Gruppen, Teamordner und Freigaben als zusammenhängendes Konzept betrachtet werden.

- Benutzer bilden die einzelnen Konten
- Gruppen bündeln Benutzer organisatorisch
- Teamordner stellen gemeinsame Daten zentral bereit
- Freigaben erlauben die Zusammenarbeit intern und extern

Für eine saubere und sichere Umgebung gilt:

- Rechte möglichst über Gruppen vergeben
- Teamordner strukturiert aufbauen
- Freigaben bewusst und sparsam einsetzen
- externe Links absichern und zeitlich begrenzen
- Zuständigkeiten klar regeln

# Kurzfassung für Administratoren

#### Benutzer

- Benutzer anlegen
- Benutzer Gruppen zuordnen
- Benutzer pflegen, deaktivieren oder löschen

#### Gruppen

- Gruppen nach Organisation oder Projekten aufbauen
- Rechte bevorzugt an Gruppen vergeben

#### Teamordner

- zentrale gemeinsame Ordner anlegen
- Gruppen zuweisen
- Berechtigungen festlegen
- Struktur sauber halten

#### Freigaben

- intern an Benutzer oder Gruppen
- extern per Link
- Passwort und Ablaufdatum verwenden
- nur notwendige Rechte vergeben