Konzept & Hintergründe

Empfehlungen für den praktischen Einsatz
Benutzer und Gruppen 

 

 

 Benutzer immer sauber pflegen 

 

 

 Gruppen statt Einzelberechtigungen verwenden 

 

 

 organisatorische Strukturen in Gruppen abbilden 

 

 

 Konten ausgeschiedener Personen zeitnah deaktivieren 

 

 

 

 Teamordner 

 

 

 Teamordner nur für gemeinsam genutzte Inhalte verwenden 

 

 

 klare Namen und klare Struktur festlegen 

 

 

 Verantwortlichkeiten definieren 

 

 

 Rechte möglichst über Gruppen steuern 

 

 

 

 Freigaben 

 

 

 intern vor extern 

 

 

 extern nur bei Bedarf 

 

 

 Passwortschutz verwenden 

 

 

 Ablaufdatum setzen 

 

 

 Freigaben regelmäßig kontrollieren 

 

 

 nur notwendige Rechte vergeben 

 

 

 

 Sicherheit 

 

 

 sensible Daten nicht unnötig breit freigeben 

 

 

 Löschrechte nur gezielt vergeben 

 

 

 Weiterteilen nur erlauben, wenn es organisatorisch gewünscht ist 

 

 

 Altlasten und alte Freigaben regelmäßig bereinigen

Freigabeoptionen im Überblick
Interne Freigaben 

 Interne Freigaben richten sich an Benutzer oder Gruppen innerhalb der eigenen Nextcloud. 

 Typische Eigenschaften 

 

 

 Zugriff nur für interne Konten 

 

 

 Rechte können gezielt vergeben werden 

 

 

 Zusammenarbeit innerhalb der Organisation 

 

 

 meist besser kontrollierbar als öffentliche Links 

 

 

 

 Externe Freigaben 

 Externe Freigaben richten sich an Personen ohne internes Konto. 

 Typische Eigenschaften 

 

 

 Zugriff per Link 

 

 

 optional mit Passwort 

 

 

 optional mit Ablaufdatum 

 

 

 je nach Einstellung nur lesen oder auch hochladen/bearbeiten 

 

 

 

 Freigabe an interne Benutzer oder Gruppen 

 Geeignet für: 

 

 

 Zusammenarbeit im Unternehmen 

 

 

 gemeinsame Projektarbeit 

 

 

 teaminterne Unterlagen 

 

 

 Vorteil: Rechte lassen sich sauber an Benutzer oder Gruppen knüpfen. 

 

 Freigabe per externem Link 

 Geeignet für: 

 

 

 Austausch mit Kunden 

 

 

 Übermittlung von Unterlagen an Partner 

 

 

 temporäre Bereitstellung von Dateien 

 

 

 Vorteil: Der Empfänger benötigt kein internes Konto. 

 

 Reiner Upload durch Externe 

 Geeignet für: 

 

 

 Einsammeln von Dateien 

 

 

 strukturierte Rückmeldungen 

 

 

 sichere Dokumentenabgabe 

 

 

 Vorteil: Der Empfänger sieht keine anderen Inhalte.

Typische Anwendungsbeispiele
Abteilungsordner 

 Ein Teamordner Buchhaltung wird erstellt. Zugriff erhält nur die Gruppe Buchhaltung . 

 Empfehlung: 

 

 

 nur interne Freigaben 

 

 

 restriktive Rechte 

 

 

 keine externen Links ohne ausdrückliche Freigabe 

 

 

 

 Projektordner 

 Ein Teamordner Projekt Alpha wird erstellt. Zugriff erhalten mehrere interne Gruppen und gegebenenfalls einzelne Projektmitglieder. 

 Empfehlung: 

 

 

 klare Unterstruktur 

 

 

 eigener Bereich für Austausch mit Externen 

 

 

 externe Freigaben mit Ablaufdatum 

 

 

 

 Dateneingang von Kunden 

 Ein Ordner wird für Uploads von Kunden bereitgestellt. 

 Empfehlung: 

 

 

 nur Upload erlauben 

 

 

 keine Einsicht in andere Dateien 

 

 

 Link mit Passwort schützen 

 

 

 nach Abschluss wieder deaktivieren

Zusammenfassung
In Nextcloud sollten Benutzer, Gruppen, Teamordner und Freigaben als zusammenhängendes Konzept betrachtet werden. 

 

 

 Benutzer bilden die einzelnen Konten 

 

 

 Gruppen bündeln Benutzer organisatorisch 

 

 

 Teamordner stellen gemeinsame Daten zentral bereit 

 

 

 Freigaben erlauben die Zusammenarbeit intern und extern 

 

 

 Für eine saubere und sichere Umgebung gilt: 

 

 

 Rechte möglichst über Gruppen vergeben 

 

 

 Teamordner strukturiert aufbauen 

 

 

 Freigaben bewusst und sparsam einsetzen 

 

 

 externe Links absichern und zeitlich begrenzen 

 

 

 Zuständigkeiten klar regeln

Kurzfassung für Administratoren
Benutzer 

 

 

 Benutzer anlegen 

 

 

 Benutzer Gruppen zuordnen 

 

 

 Benutzer pflegen, deaktivieren oder löschen 

 

 

 Gruppen 

 

 

 Gruppen nach Organisation oder Projekten aufbauen 

 

 

 Rechte bevorzugt an Gruppen vergeben 

 

 

 Teamordner 

 

 

 zentrale gemeinsame Ordner anlegen 

 

 

 Gruppen zuweisen 

 

 

 Berechtigungen festlegen 

 

 

 Struktur sauber halten 

 

 

 Freigaben 

 

 

 intern an Benutzer oder Gruppen 

 

 

 extern per Link 

 

 

 Passwort und Ablaufdatum verwenden 

 

 

 nur notwendige Rechte vergeben