Benutzer anlegen und verwalten

Ziel

Benutzerkonten werden benötigt, damit Personen sich an Nextcloud anmelden und dort Dateien, Ordner, Kalender, Kontakte und weitere Funktionen nutzen können.

Ein Benutzerkonto kann dabei direkt in Nextcloud angelegt oder über eine externe Benutzerverwaltung bereitgestellt werden, zum Beispiel über LDAP, Active Directory oder einen anderen Identitätsdienst.

Die Benutzerverwaltung

Benutzer anlegen

Ein neuer Benutzer wird in der Benutzerverwaltung angelegt.

Vorgehen

1. Als Administrator in Nextcloud anmelden.

2. Den Bereich zur Benutzerverwaltung öffnen.

3. Einen neuen Benutzer anlegen.

4. Die erforderlichen Angaben eintragen.

Typische Angaben sind:

• Benutzername

• Anzeigename

• E-Mail-Adresse

• initiales Kennwort, falls die Benutzer nicht über ein externes System verwaltet werden

• Gruppenmitgliedschaften

• Speicherlimit, falls verwendet

Hinweise

• Der Benutzername sollte eindeutig und dauerhaft sein.

• Anzeigename und E-Mail-Adresse können später in der Regel geändert werden.

• Es ist sinnvoll, neue Benutzer direkt den passenden Gruppen zuzuordnen.

• Wird eine zentrale Benutzerverwaltung verwendet, erfolgt die Pflege häufig nicht in Nextcloud selbst, sondern im angebundenen Verzeichnisdienst.

Benutzer bearbeiten

Bestehende Benutzer können nachträglich angepasst werden.

Typische Änderungen

• Anzeigename ändern

• E-Mail-Adresse ändern

• Passwort zurücksetzen

• Gruppenmitgliedschaften anpassen

• Speicherlimit festlegen oder ändern

• Konto deaktivieren oder wieder aktivieren

Empfehlung

Benutzer sollten nicht gelöscht werden, wenn noch Daten oder Freigaben benötigt werden.
In vielen Fällen ist es sinnvoller, das Konto zunächst zu deaktivieren.

Benutzer deaktivieren oder löschen

Deaktivieren

Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden.
Die Daten bleiben zunächst erhalten.

Empfohlen für:

• ausgeschiedene Mitarbeiter

• längere Abwesenheiten

• Übergangsphasen bei Migrationen

Löschen

Beim Löschen wird das Benutzerkonto endgültig entfernt.
Je nach Konfiguration können dabei auch Daten, Freigaben und Zuordnungen verloren gehen.

Vor dem Löschen prüfen:

• Werden noch Dateien des Benutzers benötigt?

• Gibt es Freigaben, die weiterhin genutzt werden?

• Müssen Daten vorher an andere Personen übergeben werden?

Bewährte Praxis

• Benutzer möglichst immer Gruppen zuordnen

• Rechte bevorzugt über Gruppen statt über Einzelbenutzer vergeben

• Benutzerkonten bei Austritt zuerst deaktivieren

• E-Mail-Adresse und Anzeigename sauber pflegen

• Namenskonventionen für Benutzernamen festlegen