Gruppen anlegen und verwalten

Ziel

Gruppen dienen dazu, Benutzer logisch zusammenzufassen.
Dadurch können Berechtigungen und Freigaben einfacher und einheitlicher vergeben werden.

Beispiele für Gruppen:

• Vertrieb

• Buchhaltung

• IT

• Geschäftsleitung

• Projektteam A

• Externe Partner
  

Die Gruppenverwaltung

Gruppen anlegen

Eine Gruppe wird in der Benutzer- oder Gruppenverwaltung erstellt.

Vorgehen

1. Als Administrator anmelden.

2. Den Bereich zur Verwaltung von Benutzern oder Gruppen öffnen.

3. Eine neue Gruppe anlegen.

4. Einen eindeutigen Gruppennamen vergeben.

Hinweise

• Gruppennamen sollten verständlich und dauerhaft sein.

• Gruppen sollten nach Funktion oder organisatorischer Zugehörigkeit benannt werden.

• Es ist besser, wenige klare Gruppen zu verwenden als sehr viele ähnliche Gruppen.

Benutzer Gruppen zuordnen

Benutzer können einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden.

Beispiele

Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied sein in:

• Mitarbeiter

• Vertrieb

• Projekt-X

Dadurch lassen sich allgemeine und spezielle Rechte kombinieren.

Gruppen verwalten

Im laufenden Betrieb müssen Gruppen gepflegt werden.

Typische Aufgaben

• Benutzer hinzufügen

• Benutzer entfernen

• Gruppennamen überprüfen

• ungenutzte Gruppen bereinigen

• neue Projekt- oder Abteilungsgruppen anlegen

Empfehlung

Gruppen sollten regelmäßig geprüft werden, damit Berechtigungen aktuell bleiben.

Bewährte Praxis

• Rechte bevorzugt an Gruppen vergeben

• Gruppen klar benennen

• Projektgruppen von Abteilungsgruppen trennen

• keine unnötigen Einzelberechtigungen aufbauen

• regelmäßig prüfen, ob Gruppen noch benötigt werden