Ordner und Dateien extern freigeben

Ziel

Externe Freigaben ermöglichen den Zugriff für Personen ohne internes Nextcloud-Konto.

Das erfolgt in der Regel über einen Freigabelink.

Externe Freigabe per Link

Vorgehen

1. Datei oder Ordner auswählen.

2. Freigabe-Funktion öffnen.

3. Öffentlichen oder externen Link erstellen.

4. Die gewünschten Optionen festlegen.

5. Den Link an den Empfänger senden.

Typische Optionen bei externen Freigaben

Je nach Konfiguration stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Häufige Optionen

• Passwortschutz

• Ablaufdatum

• Nur Lesen

• Bearbeiten erlauben

• Upload erlauben

• Download erlauben oder verbieten

• Anzeige ausblenden

• Notiz oder Beschreibung

• mehrere Links mit unterschiedlichen Berechtigungen

Nicht jede Option ist in jeder Umgebung aktiv.
Was tatsächlich verfügbar ist, hängt von der Systemkonfiguration und den Administratorvorgaben ab.

Passwortschutz

Ein externer Freigabelink sollte nach Möglichkeit mit einem Kennwort geschützt werden.

Empfehlung

• Passwort separat vom Link übermitteln

• keine einfachen Kennwörter verwenden

• bei sensiblen Daten immer Passwortschutz einsetzen

Ablaufdatum

Ein Ablaufdatum begrenzt den Zeitraum, in dem eine externe Freigabe gültig ist.

Vorteile

• geringeres Risiko dauerhaft aktiver Freigaben

• bessere Kontrolle bei zeitlich begrenzten Projekten

• sinnvoll für Angebote, Unterlagen und Austausch mit Dritten

Empfehlung

Externe Freigaben möglichst immer mit Ablaufdatum versehen.

Upload über externe Freigabe

In manchen Fällen soll ein Externer Dateien hochladen können.

Beispiele:

• Kunde lädt Unterlagen hoch

• Bewerber reicht Dokumente ein

• Dienstleister liefert Dateien ab

Je nach Einstellung kann der externe Benutzer:

• nur hochladen

• hochladen und vorhandene Inhalte sehen

• hochladen und bearbeiten

Dateiablage / reiner Upload

Für manche Anwendungsfälle ist es sinnvoll, dass Externe nur Dateien hochladen können, ohne den restlichen Ordnerinhalt zu sehen.

Das ist besonders geeignet für:

• Bewerbungsunterlagen

• vertrauliche Dokumente

• Dateneinlieferung durch Kunden

• strukturierte Rückgabe von Unterlagen

Vorteil

Der externe Benutzer sieht keine anderen Dateien im Ordner.

Risiken externer Freigaben

Externe Freigaben sollten bewusst und sparsam verwendet werden.

Zu beachten

• Links können weitergeleitet werden

• ohne Passwortschutz besteht ein höheres Risiko

• dauerhaft aktive Links werden leicht vergessen

• zu weit gefasste Rechte können unerwünschte Änderungen ermöglichen

Empfehlung

• nur notwendige Inhalte freigeben

• möglichst kurze Laufzeiten verwenden

• Passwortschutz aktivieren

• Freigaben regelmäßig prüfen