Ordner und Dateien extern freigeben

Ziel 

 Externe Freigaben ermöglichen den Zugriff für Personen ohne internes Nextcloud-Konto. 

 Das erfolgt in der Regel über einen Freigabelink. 

 

 Externe Freigabe per Link 

 Vorgehen 

 

 

 Datei oder Ordner auswählen. 

 

 

 Freigabe-Funktion öffnen. 

 

 

 Öffentlichen oder externen Link erstellen. 

 

 

 Die gewünschten Optionen festlegen. 

 

 

 Den Link an den Empfänger senden. 

 

 

 

 Typische Optionen bei externen Freigaben 

 Je nach Konfiguration stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. 

 Häufige Optionen 

 

 

 Passwortschutz 

 

 

 Ablaufdatum 

 

 

 Nur Lesen 

 

 

 Bearbeiten erlauben 

 

 

 Upload erlauben 

 

 

 Download erlauben oder verbieten 

 

 

 Anzeige ausblenden 

 

 

 Notiz oder Beschreibung 

 

 

 mehrere Links mit unterschiedlichen Berechtigungen 

 

 

 Nicht jede Option ist in jeder Umgebung aktiv. Was tatsächlich verfügbar ist, hängt von der Systemkonfiguration und den Administratorvorgaben ab. 

 

 Passwortschutz 

 Ein externer Freigabelink sollte nach Möglichkeit mit einem Kennwort geschützt werden. 

 Empfehlung 

 

 

 Passwort separat vom Link übermitteln 

 

 

 keine einfachen Kennwörter verwenden 

 

 

 bei sensiblen Daten immer Passwortschutz einsetzen 

 

 

 

 Ablaufdatum 

 Ein Ablaufdatum begrenzt den Zeitraum, in dem eine externe Freigabe gültig ist. 

 Vorteile 

 

 

 geringeres Risiko dauerhaft aktiver Freigaben 

 

 

 bessere Kontrolle bei zeitlich begrenzten Projekten 

 

 

 sinnvoll für Angebote, Unterlagen und Austausch mit Dritten 

 

 

 Empfehlung 

 Externe Freigaben möglichst immer mit Ablaufdatum versehen. 

 

 Upload über externe Freigabe 

 In manchen Fällen soll ein Externer Dateien hochladen können. 

 Beispiele: 

 

 

 Kunde lädt Unterlagen hoch 

 

 

 Bewerber reicht Dokumente ein 

 

 

 Dienstleister liefert Dateien ab 

 

 

 Je nach Einstellung kann der externe Benutzer: 

 

 

 nur hochladen 

 

 

 hochladen und vorhandene Inhalte sehen 

 

 

 hochladen und bearbeiten 

 

 

 

 Dateiablage / reiner Upload 

 Für manche Anwendungsfälle ist es sinnvoll, dass Externe nur Dateien hochladen können, ohne den restlichen Ordnerinhalt zu sehen. 

 Das ist besonders geeignet für: 

 

 

 Bewerbungsunterlagen 

 

 

 vertrauliche Dokumente 

 

 

 Dateneinlieferung durch Kunden 

 

 

 strukturierte Rückgabe von Unterlagen 

 

 

 Vorteil 

 Der externe Benutzer sieht keine anderen Dateien im Ordner. 

 

 Risiken externer Freigaben 

 Externe Freigaben sollten bewusst und sparsam verwendet werden. 

 Zu beachten 

 

 

 Links können weitergeleitet werden 

 

 

 ohne Passwortschutz besteht ein höheres Risiko 

 

 

 dauerhaft aktive Links werden leicht vergessen 

 

 

 zu weit gefasste Rechte können unerwünschte Änderungen ermöglichen 

 

 

 Empfehlung 

 

 

 nur notwendige Inhalte freigeben 

 

 

 möglichst kurze Laufzeiten verwenden 

 

 

 Passwortschutz aktivieren 

 

 

 Freigaben regelmäßig prüfen