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Anleitungen für alle, die sich bei ScanDock anmelden und Scans ansehen, herunterladen oder löschen.

Anmelden und Abmelden
Scans ansehen und herunterladen
Scans löschen
Ansicht anpassen
Meldungen und häufige Fragen

Anmelden und Abmelden

Anmelden

Öffnen Sie die Adresse Ihrer Firma, z. B. https://<ihr-kürzel>.scandock.cloud.
Sie werden zur Anmeldung bei Microsoft weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Firmen-Konto an (dasselbe wie für Outlook/Teams).
Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre Scans.

Microsoft-Anmeldeseite mit Kontoauswahl

Beim allerersten Mal kann Microsoft fragen, ob ScanDock Ihr Profil lesen darf. Bestätigen Sie mit Akzeptieren. Erscheint stattdessen „Administratorgenehmigung erforderlich“, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Ihr Menü

Oben rechts steht Ihre E-Mail-Adresse. Ein Klick öffnet das Menü mit Darstellung (Hell, Dunkel, System) und Abmelden. Administratoren finden dort zusätzlich FTP-Konten, Einstellungen und Journal. Links daneben führt Hilfe zu diesen Anleitungen.

Kopfzeile mit Logos, Hilfe-Button und geöffnetem Benutzermenü

Abmelden

Menü öffnen → Abmelden. Nach 8 Stunden ohne Abmeldung endet die Sitzung automatisch.

Scans ansehen und herunterladen

Die Scans sind nach Geräten (FTP-Konten) gegliedert, z. B. „Kopierer Empfang“. Sie sehen nur die Geräte, für die Sie freigeschaltet sind. Die neuesten Scans stehen jeweils oben.

Scan-Seite in der Kachelansicht

Ansehen

Klicken Sie auf das Vorschaubild oder den Dateinamen. Der Scan öffnet sich in einem neuen Tab.
PDF, JPG und PNG zeigt der Browser direkt an. TIFF-Scans werden zur Ansicht als PDF geöffnet.

Herunterladen

Einzeln: Button Herunterladen am Scan.
Mehrere auf einmal: In die Listenansicht wechseln (Symbol mit Zeilen im Kopf des Bereichs), die gewünschten Scans anhaken oder Alle wählen und Ausgewählte herunterladen klicken. Sie erhalten eine ZIP-Datei.

Listenansicht mit Häkchen, Buttons Alle/Keine und „Ausgewählte herunterladen (3)“

Neue Scans

Neue Scans erscheinen nach wenigen Sekunden von selbst, ohne dass Sie die Seite neu laden. Während der Übertragung zeigt eine gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ bzw. „Wird verarbeitet …“.

Gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ während eines Scans

Dateinamen

ScanDock vereinheitlicht die Dateinamen der Geräte: Umlaute werden umgeschrieben (ä → ae, ß → ss), Sonderzeichen und Leerzeichen werden zu _, sehr lange Namen werden gekürzt und erhalten eine Nummer, z. B. Uebergabeprotokoll_Grundst0000.pdf.

Scans löschen

Einzeln: Button Löschen am Scan und bestätigen.
Mehrere: In der Listenansicht die Scans anhaken und Ausgewählte löschen klicken.

Listenansicht mit drei markierten Scans und „Ausgewählte löschen (3)“

Gelöschte Scans lassen sich nicht wiederherstellen.

Automatisches Löschen

Scans werden nach einer festen Frist automatisch gelöscht (Standard 30 Tage, von Ihrem Administrator einstellbar). Die Frist steht oben auf der Scan-Seite. Laden Sie Dokumente, die Sie länger brauchen, rechtzeitig herunter und legen Sie sie z. B. in SharePoint ab.

Ansicht anpassen

Alle Einstellungen auf dieser Seite werden für Ihr Konto gespeichert und gelten auch auf anderen Geräten.

Bereiche auf- und zuklappen

Klicken Sie auf den Kopf eines Bereichs (Gerätename). Oben gibt es Alle aufklappen und Alle zuklappen.

Kacheln oder Liste

Im Kopf jedes Bereichs, links neben der Anzahl, stehen zwei Symbole:

Kacheln: große Vorschaubilder
Liste: kompakt, mit Häkchen zum Herunterladen oder Löschen mehrerer Scans

Kopf eines Bereichs mit den beiden Ansichts-Symbolen

Hell oder dunkel

Menü (Ihre E-Mail-Adresse oben rechts) → Darstellung: Hell, Dunkel oder System (folgt der Einstellung Ihres Computers).

Meldungen und häufige Fragen

Farbige Hinweise

Hinweis	Bedeutung	Was tun?
Gelb: „… wurde gelöscht: …“ im Bereich eines Geräts	Eine Datei des Kopierers wurde nicht angenommen, der Grund steht dabei (z. B. falscher Dateityp, größer als 50 MB, beschädigt, verdächtiger Inhalt). Der Hinweis verschwindet nach 1 Stunde.	Scan erneut senden, ggf. als PDF und mit geringerer Auflösung. Bei Wiederholung den Administrator informieren.
Rot: „Der Empfang von Scans ist gesperrt“	Auf dem Server ist vorübergehend zu wenig Speicherplatz frei. Kopierer können nicht senden, vorhandene Scans sind weiter verfügbar.	Nichts, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben.
Gelb: „Ihre Gruppenmitgliedschaften konnten nicht aktualisiert werden“	Microsoft war kurz nicht erreichbar. Freigaben über Gruppen gelten vorübergehend nicht.	Neu anmelden klicken.

Gelber Hinweis zu einer abgelehnten Datei im Bereich eines Geräts

Häufige Fragen

Mein Scan erscheint nicht. Warten Sie etwa 30 Sekunden. Erscheint ein gelber Hinweis, steht dort der Grund. Erscheint nichts, hat der Kopierer die Datei vermutlich nicht gesendet (Fehlermeldung am Gerät prüfen).

Ich sehe ein Gerät nicht, obwohl Kollegen es sehen. Das Gerät ist privat und Sie sind (noch) nicht freigeschaltet. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Änderungen wirken nach spätestens 5 Minuten.

„Ihnen ist noch kein Gerät zugeordnet.“ Für Sie ist noch kein Gerät freigegeben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Warum heißt meine Datei anders als am Kopierer eingestellt? ScanDock vereinheitlicht Dateinamen (siehe Scans ansehen und herunterladen).