Verwaltung (Admins)
Anleitungen für Administratoren: Einrichtung, FTP-Konten und Kopierer, Berechtigungen, Einstellungen und Journal.
- Erste Einrichtung (Microsoft Entra)
- FTP-Konten und Kopierer einrichten
- Wer sieht welche Scans?
- Einstellungen
- Clientschlüssel erneuern
- Journal
- Häufige Fragen (Admins)
Erste Einrichtung (Microsoft Entra)
Erste Einrichtung (Microsoft Entra)
Sie erhalten von Ihrem ScanDock-Ansprechpartner einen Start-Link. Er führt Schritt für Schritt durch die Anbindung an Ihr Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Sie benötigen die Rolle Anwendungsadministrator oder Globaler Administrator.
Einrichtungsassistent nach Öffnen des Start-Links
Ablauf
- App registrieren: In entra.microsoft.com → Identität → Anwendungen → App-Registrierungen → Neue Registrierung. Name z. B. „ScanDock“, Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis, Umleitungs-URI (Plattform Web) so, wie sie im Assistenten angezeigt wird.
- Werte notieren: Anwendungs-ID (Client) und Verzeichnis-ID (Mandant) von der Übersichtsseite der App.
- Geheimen Clientschlüssel erstellen: Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel. Den Wert (nicht die Geheimnis-ID) kopieren und das Ablaufdatum notieren.
- Berechtigung prüfen: API-Berechtigungen: Microsoft Graph → User.Read (delegiert) ist bei neuen Apps bereits vorhanden. Empfohlen: Administratorzustimmung erteilen.
- Werte im Assistenten eintragen und speichern. ScanDock prüft die Angaben sofort bei Microsoft.
- Mit Microsoft anmelden. Klappt die Anmeldung, ist die Einrichtung abgeschlossen und der Start-Link ungültig.
Entra: Übersichtsseite der App mit Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID
Entra: API-Berechtigungen mit „Administratorzustimmung erteilen“
Optional: Vorschläge aus dem Verzeichnis
Damit ScanDock beim Freigeben von Geräten Personen und Gruppen aus Ihrem Verzeichnis vorschlägt: API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph → Anwendungsberechtigungen: User.Read.All und Group.ReadBasic.All, danach Administratorzustimmung erteilen. Ohne diese Berechtigungen geben Sie Anmeldenamen bzw. Gruppen-IDs von Hand ein.
Nach der Einrichtung
Zunächst haben alle angemeldeten Benutzer Admin-Rechte. Legen Sie deshalb gleich eine Admin-Gruppe fest (siehe Einstellungen). Den Start-Link verloren oder abgelaufen? Ihr ScanDock-Ansprechpartner stellt einen neuen aus.
FTP-Konten und Kopierer einrichten
FTP-Konten und Kopierer einrichten
Jeder Kopierer (oder Standort) erhält ein eigenes FTP-Konto. Die Scans eines Kontos erscheinen in der Weboberfläche als eigener Bereich.
Konto anlegen
Menü → FTP-Konten → Bezeichnung eingeben (z. B. „Kopierer Empfang“), privat oder öffentlich wählen → FTP-Konto anlegen.
Seite FTP-Konten mit Formular „FTP-Konto anlegen“ und Liste der Konten
Zugangsdaten für den Kopierer
| Feld am Kopierer | Wert |
|---|---|
| Server / Host | ftp.scandock.cloud |
| Port | 21 (FTP oder FTPS explizit „AUTH TLS“) oder 990 (FTPS implizit) |
| Benutzername | wie angezeigt, z. B. firma-ab12cd |
| Passwort | wie angezeigt (siehe unten) |
| Verzeichnis / Pfad | / oder leer |
| Modus | Passiv (PASV) |
| Dateiformat | PDF empfohlen (auch JPG, PNG, TIFF möglich) |
Das Passwort wird nur direkt nach dem Anlegen bzw. nach Neues Passwort im Klartext angezeigt. Danach steht dort ••••••••, das Augen-Symbol zeigt es bei Bedarf an.
Detailseite eines FTP-Kontos mit Zugangsdaten und Augen-Symbol
Empfehlung: Nutzen Sie FTPS, wenn der Kopierer es unterstützt. Bei unverschlüsseltem FTP werden Passwort und Dokumente im Klartext übertragen.
Was ein Kopierer darf
Das Konto kann nur hochladen: keine Dateien auflisten, lesen oder löschen. Ein mitgelesenes Passwort verrät deshalb keine Scans.
Regeln für Dateien
- Erlaubt: PDF, JPG/JPEG, PNG, TIFF. Andere Dateien werden gelöscht und gemeldet.
- Maximal 50 MB pro Datei (übliche Scans: 0,5–5 MB). Größere Übertragungen bricht der Server ab, der Kopierer meldet einen Fehler, in ScanDock erscheint ein Hinweis.
- Jede Datei wird auf echten Inhalt und Schadcode (z. B. HTML/Skript in PDFs) geprüft.
- Dateinamen werden vereinheitlicht (Umlaute → ae/oe/ue/ss, Sonderzeichen →
_, max. 30 Zeichen).
ScanDock ist für Kopierer gedacht, nicht zum Austausch beliebiger Dateien.
Konto verwalten
Auf der Detailseite: Neues Passwort (altes gilt sofort nicht mehr, Kopierer umstellen!), Sperren/Aktivieren, Löschen (löscht auch alle Scans des Kontos).
Wer sieht welche Scans?
Wer sieht welche Scans?
Jedes FTP-Konto ist entweder öffentlich oder privat. Einstellung auf der Detailseite des Kontos unter Wer sieht die Scans?.
| Sichtbarkeit | Wer sieht die Scans |
|---|---|
| Öffentlich | alle angemeldeten Benutzer Ihrer Firma |
| Privat | nur die eingetragenen Personen und Mitglieder der eingetragenen Gruppen |
Wichtig: Auch Administratoren sehen private Scans nur, wenn sie selbst oder eine ihrer Gruppen eingetragen sind. Verwalten (Zugangsdaten, Freigaben) können Admins jedes Konto.
Bereich „Wer sieht die Scans?“ mit Auswahl öffentlich/privat und Liste der Freigaben
Personen oder Gruppen hinzufügen
Im Feld Person oder Gruppe hinzufügen tippen, ab 2 Zeichen erscheinen Vorschläge. Auswählen → Hinzufügen.
- Ohne Vorschläge aus dem Verzeichnis (siehe Erste Einrichtung, optional) geben Sie den Anmeldenamen (
name@firma.de) oder die Objekt-ID einer Entra-Gruppe ein. - Personen werden intern über ihre feste Microsoft-ID erkannt. Eine spätere Umbenennung schadet nicht, und ein neuer Mitarbeiter mit einer wiederverwendeten Adresse erhält keinen Zugriff.
- Gruppenänderungen in Entra wirken nach spätestens etwa 5 Minuten.
Eingabefeld mit Vorschlagsliste (Personen und Gruppen)
Entfernen
Entfernen neben dem Eintrag. Wird ein privates Konto öffentlich, bleiben die Einträge gespeichert und gelten wieder, sobald es erneut privat wird.
Einstellungen
Einstellungen
Menü → Einstellungen.
Firma
Firmenname und Logo (PNG, JPG, WebP oder SVG, max. 1 MB). Beides erscheint oben links neben dem ScanDock-Logo.
Einstellungen, Abschnitt Firma mit Logo-Vorschau
Admin-Gruppe
Objekt-ID einer Entra-Gruppe. Nur deren Mitglieder haben dann Admin-Rechte. Solange keine Gruppe eingetragen ist, sind alle angemeldeten Benutzer Admins, darauf weist ein gelber Hinweis hin.
- Die Objekt-ID finden Sie in Entra unter Gruppen → Gruppe → Übersicht.
- Sind Sie selbst nicht Mitglied, warnt ScanDock, bevor Sie sich aussperren.
Aufbewahrung
Anzahl Tage (1–999, Standard 30), nach denen Scans automatisch gelöscht werden.
Geheimer Clientschlüssel
Siehe Clientschlüssel erneuern.
Clientschlüssel erneuern
Clientschlüssel erneuern
Der geheime Clientschlüssel der Entra-App läuft ab (meist nach 24 Monaten). Danach kann sich niemand mehr anmelden. ScanDock warnt Admins 30 Tage vorher mit einem gelben Hinweis, nach Ablauf mit einem roten.
Gelber Hinweis „Der geheime Clientschlüssel … läuft in 12 Tagen ab“
So geht's
- In Entra: App-Registrierungen → ScanDock → Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel.
- In ScanDock: Menü → Einstellungen → Geheimer Clientschlüssel: Wert und Ablaufdatum eintragen → Schlüssel prüfen und speichern. ScanDock prüft den Schlüssel sofort bei Microsoft.
- Erst danach den alten Schlüssel in Entra löschen.
Schon abgelaufen? Wenden Sie sich an Ihren ScanDock-Ansprechpartner. Er stellt einen neuen Start-Link aus, über den Sie den Schlüssel erneuern. Die Kopierer senden in der Zwischenzeit weiter.
Journal
Journal
Menü → Journal (nur für Admins). Hier ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat:
- Einstellungen: Admin-Gruppe, Aufbewahrung, Firmenname, Logo, Clientschlüssel
- FTP-Konten: angelegt, gelöscht, Passwort erneuert, gesperrt/aktiviert, Sichtbarkeit, Personen/Gruppen
- Scans: eingegangen, abgelehnt (mit Grund), gelöscht (von Hand oder nach Ablauf der Frist)
- System: z. B. Empfang wegen Speichermangel gesperrt/freigegeben
Jeder Eintrag enthält Zeitpunkt, Person (bzw. „System“) und IP-Adresse. Nicht protokolliert werden Anmeldungen, das Ansehen und das Herunterladen von Scans. Einträge werden nach einem Jahr gelöscht.
Journal mit Filter „Bereich“ und einigen Einträgen
Häufige Fragen (Admins)
Häufige Fragen (Admins)
Der Kopierer meldet einen Fehler beim Senden.
Zugangsdaten und Einstellungen prüfen (Host ftp.scandock.cloud, Port, Passiv-Modus, Pfad /). Zu große Dateien (über 50 MB) bricht der Server ab, dann am Kopierer Auflösung oder Farbe reduzieren. Bei FTPS-Problemen testweise Port 990 bzw. 21 probieren.
Der Kopierer meldet Erfolg, aber der Scan fehlt. Im Bereich des Geräts bzw. im Journal nach „abgelehnt“ suchen, der Grund steht dabei.
Anmeldung schlägt fehl (Meldung mit „AADSTS…“). Häufige Ursachen: abgelaufener Clientschlüssel, falsche Umleitungs-URI in der App-Registrierung, fehlende Zustimmung. Die Meldung nennt den Grund. Sonst Ihren ScanDock-Ansprechpartner kontaktieren.
Ein Kollege sieht ein privates Gerät nicht. Ist er (oder eine seiner Gruppen) beim Gerät eingetragen? Gruppenänderungen in Entra wirken nach etwa 5 Minuten.
Ich habe meine Admin-Rechte verloren. Ist eine Admin-Gruppe eingetragen, braucht man deren Mitgliedschaft. Ein anderer Admin kann helfen, sonst Ihr ScanDock-Ansprechpartner.
Roter Hinweis „Empfang gesperrt“. Speicherplatz auf dem Server knapp. Der Betreiber kümmert sich darum, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben.