# ScanDockPub # Übersicht # ScanDock – Hilfe ScanDock bringt Scans von Kopierern und Multifunktionsgeräten in Ihre Microsoft-365-Umgebung. Die Geräte senden die Scans per FTP an ScanDock. Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und sehen, laden herunter oder löschen Ihre Scans. ## Für wen ist welcher Teil?
TeilFür wenThemen
**Benutzer**alle MitarbeiterAnmelden, Scans ansehen, herunterladen und löschen, Ansicht anpassen, Meldungen verstehen
**Verwaltung (Admins)**Administratoren Ihrer FirmaEinrichtung, FTP-Konten und Kopierer, Berechtigungen, Einstellungen, Journal
Ihre persönliche Adresse lautet `https://.scandock.cloud`, das Kürzel erhalten Sie bei der Einrichtung. ![Startseite von ScanDock mit Scan-Liste (Gesamtansicht)](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/WjpyqugDO1cxyhbI-01-uebersicht.png)*Startseite von ScanDock mit Scan-Liste (Gesamtansicht)* ## Kontakt Bei Fragen, die diese Anleitungen nicht beantworten, wenden Sie sich an Ihren ScanDock-Ansprechpartner. # Benutzer Anleitungen für alle, die sich bei ScanDock anmelden und Scans ansehen, herunterladen oder löschen. # Anmelden und Abmelden # Anmelden und Abmelden ## Anmelden 1. Öffnen Sie die Adresse Ihrer Firma, z. B. `https://.scandock.cloud`. 2. Sie werden zur Anmeldung bei Microsoft weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem **Firmen-Konto** an (dasselbe wie für Outlook/Teams). 3. Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre Scans. ![Microsoft-Anmeldeseite mit Kontoauswahl](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/MFHJEjtgs2L7S0f7-ms1-red.png) *Microsoft-Anmeldeseite mit Kontoauswahl* Beim allerersten Mal kann Microsoft fragen, ob ScanDock Ihr Profil lesen darf. Bestätigen Sie mit **Akzeptieren**. Erscheint stattdessen „Administratorgenehmigung erforderlich“, wenden Sie sich an Ihren Administrator. ## Ihr Menü Oben rechts steht Ihre E-Mail-Adresse. Ein Klick öffnet das Menü mit **Darstellung** (Hell, Dunkel, System) und **Abmelden**. Administratoren finden dort zusätzlich FTP-Konten, Einstellungen und Journal. Links daneben führt **Hilfe** zu diesen Anleitungen. ![Kopfzeile mit Logos, Hilfe-Button und geöffnetem Benutzermenü](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/85BqaSCcWKlmi9J3-02-kopfzeile-menue.png) *Kopfzeile mit Logos, Hilfe-Button und geöffnetem Benutzermenü* ## Abmelden Menü öffnen → **Abmelden**. Nach 8 Stunden ohne Abmeldung endet die Sitzung automatisch. # Scans ansehen und herunterladen # Scans ansehen und herunterladen Die Scans sind nach **Geräten (FTP-Konten)** gegliedert, z. B. „Kopierer Empfang“. Sie sehen nur die Geräte, für die Sie freigeschaltet sind. Die neuesten Scans stehen jeweils oben. ![Scan-Seite in der Kachelansicht](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/mabTUKfCquxJKhFV-01-uebersicht.png) *Scan-Seite in der Kachelansicht* ## Ansehen - Klicken Sie auf das **Vorschaubild** oder den **Dateinamen**. Der Scan öffnet sich in einem neuen Tab. - PDF, JPG und PNG zeigt der Browser direkt an. TIFF-Scans werden zur Ansicht als PDF geöffnet. ## Herunterladen - **Einzeln:** Button **Herunterladen** am Scan. - **Mehrere auf einmal:** In die **Listenansicht** wechseln (Symbol mit Zeilen im Kopf des Bereichs), die gewünschten Scans anhaken oder **Alle** wählen und **Ausgewählte herunterladen** klicken. Sie erhalten eine ZIP-Datei. ![Listenansicht mit Häkchen, Buttons Alle/Keine und „Ausgewählte herunterladen (3)“](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/l4si8kUWMTyd6NmZ-04-liste-auswahl.png) *Listenansicht mit Häkchen, Buttons Alle/Keine und „Ausgewählte herunterladen (3)“* ## Neue Scans Neue Scans erscheinen nach wenigen Sekunden von selbst, ohne dass Sie die Seite neu laden. Während der Übertragung zeigt eine gestrichelte Kachel **„Wird übertragen …“** bzw. **„Wird verarbeitet …“**. ![Gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ während eines Scans](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/DTUk42mKIJ2o5K3F-06-wird-uebertragen.png) *Gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ während eines Scans* ## Dateinamen ScanDock vereinheitlicht die Dateinamen der Geräte: Umlaute werden umgeschrieben (ä → ae, ß → ss), Sonderzeichen und Leerzeichen werden zu `_`, sehr lange Namen werden gekürzt und erhalten eine Nummer, z. B. `Uebergabeprotokoll_Grundst0000.pdf`. # Scans löschen # Scans löschen - **Einzeln:** Button **Löschen** am Scan und bestätigen. - **Mehrere:** In der **Listenansicht** die Scans anhaken und **Ausgewählte löschen** klicken. ![Listenansicht mit drei markierten Scans und „Ausgewählte löschen (3)“](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/GijkGQ8MlG5KPy1O-04-liste-auswahl.png) *Listenansicht mit drei markierten Scans und „Ausgewählte löschen (3)“* Gelöschte Scans lassen sich **nicht wiederherstellen**. ## Automatisches Löschen Scans werden nach einer festen Frist automatisch gelöscht (Standard **30 Tage**, von Ihrem Administrator einstellbar). Die Frist steht oben auf der Scan-Seite. Laden Sie Dokumente, die Sie länger brauchen, rechtzeitig herunter und legen Sie sie z. B. in SharePoint ab. # Ansicht anpassen # Ansicht anpassen Alle Einstellungen auf dieser Seite werden für Ihr Konto gespeichert und gelten auch auf anderen Geräten. ## Bereiche auf- und zuklappen Klicken Sie auf den Kopf eines Bereichs (Gerätename). Oben gibt es **Alle aufklappen** und **Alle zuklappen**. ## Kacheln oder Liste Im Kopf jedes Bereichs, links neben der Anzahl, stehen zwei Symbole: - **Kacheln:** große Vorschaubilder - **Liste:** kompakt, mit Häkchen zum Herunterladen oder Löschen mehrerer Scans ![Kopf eines Bereichs mit den beiden Ansichts-Symbolen](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/fOwhnz31GMj9xRZG-03-kopf-ansicht.png) *Kopf eines Bereichs mit den beiden Ansichts-Symbolen* ## Hell oder dunkel Menü (Ihre E-Mail-Adresse oben rechts) → **Darstellung**: **Hell**, **Dunkel** oder **System** (folgt der Einstellung Ihres Computers). # Meldungen und häufige Fragen # Meldungen und häufige Fragen ## Farbige Hinweise | Hinweis | Bedeutung | Was tun? | |---|---|---| | Gelb: **„… wurde gelöscht: …“** im Bereich eines Geräts | Eine Datei des Kopierers wurde nicht angenommen, der Grund steht dabei (z. B. falscher Dateityp, größer als 50 MB, beschädigt, verdächtiger Inhalt). Der Hinweis verschwindet nach 1 Stunde. | Scan erneut senden, ggf. als PDF und mit geringerer Auflösung. Bei Wiederholung den Administrator informieren. | | Rot: **„Der Empfang von Scans ist gesperrt“** | Auf dem Server ist vorübergehend zu wenig Speicherplatz frei. Kopierer können nicht senden, vorhandene Scans sind weiter verfügbar. | Nichts, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben. | | Gelb: **„Ihre Gruppenmitgliedschaften konnten nicht aktualisiert werden“** | Microsoft war kurz nicht erreichbar. Freigaben über Gruppen gelten vorübergehend nicht. | **Neu anmelden** klicken. | ![Gelber Hinweis zu einer abgelehnten Datei im Bereich eines Geräts](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/wj9ZLpxUqwiCGnno-05-hinweis-abgelehnt.png) *Gelber Hinweis zu einer abgelehnten Datei im Bereich eines Geräts* ## Häufige Fragen **Mein Scan erscheint nicht.** Warten Sie etwa 30 Sekunden. Erscheint ein gelber Hinweis, steht dort der Grund. Erscheint nichts, hat der Kopierer die Datei vermutlich nicht gesendet (Fehlermeldung am Gerät prüfen). **Ich sehe ein Gerät nicht, obwohl Kollegen es sehen.** Das Gerät ist privat und Sie sind (noch) nicht freigeschaltet. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Änderungen wirken nach spätestens 5 Minuten. **„Ihnen ist noch kein Gerät zugeordnet.“** Für Sie ist noch kein Gerät freigegeben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. **Warum heißt meine Datei anders als am Kopierer eingestellt?** ScanDock vereinheitlicht Dateinamen (siehe *Scans ansehen und herunterladen*). # Verwaltung (Admins) Anleitungen für Administratoren: Einrichtung, FTP-Konten und Kopierer, Berechtigungen, Einstellungen und Journal. # Erste Einrichtung (Microsoft Entra) # Erste Einrichtung (Microsoft Entra) Sie erhalten von Ihrem ScanDock-Ansprechpartner einen **Start-Link**. Er führt Schritt für Schritt durch die Anbindung an Ihr Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Sie benötigen die Rolle **Anwendungsadministrator** oder **Globaler Administrator**. ![Einrichtungsassistent nach Öffnen des Start-Links](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/3516G0iWCsXCLKlB-14-einrichtung.png) *Einrichtungsassistent nach Öffnen des Start-Links* ## Ablauf 1. **App registrieren:** In [entra.microsoft.com](https://entra.microsoft.com) → *Identität → Anwendungen → App-Registrierungen → Neue Registrierung*. Name z. B. „ScanDock“, *Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis*, Umleitungs-URI (Plattform *Web*) so, wie sie im Assistenten angezeigt wird. 2. **Werte notieren:** *Anwendungs-ID (Client)* und *Verzeichnis-ID (Mandant)* von der Übersichtsseite der App. 3. **Geheimen Clientschlüssel erstellen:** *Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel*. Den **Wert** (nicht die Geheimnis-ID) kopieren und das **Ablaufdatum** notieren. 4. **Berechtigung prüfen:** *API-Berechtigungen*: *Microsoft Graph → User.Read* (delegiert) ist bei neuen Apps bereits vorhanden. Empfohlen: **Administratorzustimmung erteilen**. 5. **Werte im Assistenten eintragen** und speichern. ScanDock prüft die Angaben sofort bei Microsoft. 6. **Mit Microsoft anmelden.** Klappt die Anmeldung, ist die Einrichtung abgeschlossen und der Start-Link ungültig. ![Entra: Übersichtsseite der App mit Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/xtvudocnKGy8KD1m-ms2-red.png) *Entra: Übersichtsseite der App mit Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID* ![Entra: API-Berechtigungen mit „Administratorzustimmung erteilen“](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/zjhcs0iUEvdZUkiq-ms3-red.png) *Entra: API-Berechtigungen mit „Administratorzustimmung erteilen“* ## Optional: Vorschläge aus dem Verzeichnis Damit ScanDock beim Freigeben von Geräten Personen und Gruppen aus Ihrem Verzeichnis vorschlägt: *API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph → **Anwendungsberechtigungen***: `User.Read.All` und `Group.ReadBasic.All`, danach **Administratorzustimmung erteilen**. Ohne diese Berechtigungen geben Sie Anmeldenamen bzw. Gruppen-IDs von Hand ein. ## Nach der Einrichtung Zunächst haben **alle** angemeldeten Benutzer Admin-Rechte. Legen Sie deshalb gleich eine Admin-Gruppe fest (siehe *Einstellungen*). Den Start-Link verloren oder abgelaufen? Ihr ScanDock-Ansprechpartner stellt einen neuen aus. # FTP-Konten und Kopierer einrichten # FTP-Konten und Kopierer einrichten Jeder Kopierer (oder Standort) erhält ein eigenes **FTP-Konto**. Die Scans eines Kontos erscheinen in der Weboberfläche als eigener Bereich. ## Konto anlegen Menü → **FTP-Konten** → Bezeichnung eingeben (z. B. „Kopierer Empfang“), **privat** oder **öffentlich** wählen → **FTP-Konto anlegen**. ![Seite FTP-Konten mit Formular „FTP-Konto anlegen“ und Liste der Konten](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/3oyditdmFHtjk7cK-07-ftp-konten.png) *Seite FTP-Konten mit Formular „FTP-Konto anlegen“ und Liste der Konten* ## Zugangsdaten für den Kopierer | Feld am Kopierer | Wert | |---|---| | Server / Host | `ftp.scandock.cloud` | | Port | `21` (FTP oder FTPS explizit „AUTH TLS“) oder `990` (FTPS implizit) | | Benutzername | wie angezeigt, z. B. `firma-ab12cd` | | Passwort | wie angezeigt (siehe unten) | | Verzeichnis / Pfad | `/` oder leer | | Modus | **Passiv** (PASV) | | Dateiformat | **PDF** empfohlen (auch JPG, PNG, TIFF möglich) | Das **Passwort** wird nur direkt nach dem Anlegen bzw. nach **Neues Passwort** im Klartext angezeigt. Danach steht dort `••••••••`, das **Augen-Symbol** zeigt es bei Bedarf an. ![Detailseite eines FTP-Kontos mit Zugangsdaten und Augen-Symbol](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/JugMWnGAxjPune9h-08-ftp-zugangsdaten.png) *Detailseite eines FTP-Kontos mit Zugangsdaten und Augen-Symbol* **Empfehlung:** Nutzen Sie **FTPS**, wenn der Kopierer es unterstützt. Bei unverschlüsseltem FTP werden Passwort und Dokumente im Klartext übertragen. ## Was ein Kopierer darf Das Konto kann **nur hochladen**: keine Dateien auflisten, lesen oder löschen. Ein mitgelesenes Passwort verrät deshalb keine Scans. ## Regeln für Dateien - Erlaubt: **PDF, JPG/JPEG, PNG, TIFF**. Andere Dateien werden gelöscht und gemeldet. - Maximal **50 MB** pro Datei (übliche Scans: 0,5–5 MB). Größere Übertragungen bricht der Server ab, der Kopierer meldet einen Fehler, in ScanDock erscheint ein Hinweis. - Jede Datei wird auf echten Inhalt und Schadcode (z. B. HTML/Skript in PDFs) geprüft. - Dateinamen werden vereinheitlicht (Umlaute → ae/oe/ue/ss, Sonderzeichen → `_`, max. 30 Zeichen). ScanDock ist für Kopierer gedacht, nicht zum Austausch beliebiger Dateien. ## Konto verwalten Auf der Detailseite: **Neues Passwort** (altes gilt sofort nicht mehr, Kopierer umstellen!), **Sperren/Aktivieren**, **Löschen** (löscht auch **alle Scans** des Kontos). # Wer sieht welche Scans? # Wer sieht welche Scans? Jedes FTP-Konto ist entweder **öffentlich** oder **privat**. Einstellung auf der Detailseite des Kontos unter *Wer sieht die Scans?*. | Sichtbarkeit | Wer sieht die Scans | |---|---| | **Öffentlich** | alle angemeldeten Benutzer Ihrer Firma | | **Privat** | nur die eingetragenen **Personen** und Mitglieder der eingetragenen **Gruppen** | **Wichtig:** Auch Administratoren sehen private Scans **nur**, wenn sie selbst oder eine ihrer Gruppen eingetragen sind. Verwalten (Zugangsdaten, Freigaben) können Admins jedes Konto. ![Bereich „Wer sieht die Scans?“ mit Auswahl öffentlich/privat und Liste der Freigaben](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/b2k60smKkdEZMQDr-09-wer-sieht.png) *Bereich „Wer sieht die Scans?“ mit Auswahl öffentlich/privat und Liste der Freigaben* ## Personen oder Gruppen hinzufügen Im Feld *Person oder Gruppe hinzufügen* tippen, ab 2 Zeichen erscheinen Vorschläge. Auswählen → **Hinzufügen**. - Ohne Vorschläge aus dem Verzeichnis (siehe *Erste Einrichtung*, optional) geben Sie den **Anmeldenamen** (`name@firma.de`) oder die **Objekt-ID** einer Entra-Gruppe ein. - Personen werden intern über ihre feste Microsoft-ID erkannt. Eine spätere Umbenennung schadet nicht, und ein neuer Mitarbeiter mit einer wiederverwendeten Adresse erhält **keinen** Zugriff. - Gruppenänderungen in Entra wirken nach spätestens etwa 5 Minuten. ![Eingabefeld mit Vorschlagsliste (Personen und Gruppen)](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/1lt6D9CqPN5RlTG5-10-vorschlaege.png) *Eingabefeld mit Vorschlagsliste (Personen und Gruppen)* ## Entfernen **Entfernen** neben dem Eintrag. Wird ein privates Konto öffentlich, bleiben die Einträge gespeichert und gelten wieder, sobald es erneut privat wird. # Einstellungen # Einstellungen Menü → **Einstellungen**. ## Firma **Firmenname** und **Logo** (PNG, JPG, WebP oder SVG, max. 1 MB). Beides erscheint oben links neben dem ScanDock-Logo. ![Einstellungen, Abschnitt Firma mit Logo-Vorschau](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/rmiA4QIvIP7PDOc2-11-einstellungen-firma.png) *Einstellungen, Abschnitt Firma mit Logo-Vorschau* ## Admin-Gruppe Objekt-ID einer Entra-Gruppe. Nur deren Mitglieder haben dann Admin-Rechte. Solange keine Gruppe eingetragen ist, sind **alle** angemeldeten Benutzer Admins, darauf weist ein gelber Hinweis hin. - Die Objekt-ID finden Sie in Entra unter *Gruppen → Gruppe → Übersicht*. - Sind Sie selbst nicht Mitglied, warnt ScanDock, bevor Sie sich aussperren. ## Aufbewahrung Anzahl Tage (1–999, Standard 30), nach denen Scans automatisch gelöscht werden. ## Geheimer Clientschlüssel Siehe *Clientschlüssel erneuern*. # Clientschlüssel erneuern # Clientschlüssel erneuern Der geheime Clientschlüssel der Entra-App läuft ab (meist nach 24 Monaten). Danach kann sich **niemand** mehr anmelden. ScanDock warnt Admins **30 Tage vorher** mit einem gelben Hinweis, nach Ablauf mit einem roten. ![Gelber Hinweis „Der geheime Clientschlüssel … läuft in 12 Tagen ab“](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/ZLS4fYPv9bIynl0M-13-clientschluessel-hinweis.png) *Gelber Hinweis „Der geheime Clientschlüssel … läuft in 12 Tagen ab“* ## So geht's 1. In Entra: *App-Registrierungen → ScanDock → Zertifikate & Geheimnisse → **Neuer geheimer Clientschlüssel***. 2. In ScanDock: Menü → **Einstellungen → Geheimer Clientschlüssel**: **Wert** und **Ablaufdatum** eintragen → **Schlüssel prüfen und speichern**. ScanDock prüft den Schlüssel sofort bei Microsoft. 3. Erst danach den alten Schlüssel in Entra löschen. **Schon abgelaufen?** Wenden Sie sich an Ihren ScanDock-Ansprechpartner. Er stellt einen neuen Start-Link aus, über den Sie den Schlüssel erneuern. Die Kopierer senden in der Zwischenzeit weiter. # Journal # Journal Menü → **Journal** (nur für Admins). Hier ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat: - **Einstellungen:** Admin-Gruppe, Aufbewahrung, Firmenname, Logo, Clientschlüssel - **FTP-Konten:** angelegt, gelöscht, Passwort erneuert, gesperrt/aktiviert, Sichtbarkeit, Personen/Gruppen - **Scans:** eingegangen, abgelehnt (mit Grund), gelöscht (von Hand oder nach Ablauf der Frist) - **System:** z. B. Empfang wegen Speichermangel gesperrt/freigegeben Jeder Eintrag enthält Zeitpunkt, Person (bzw. „System“) und IP-Adresse. **Nicht** protokolliert werden Anmeldungen, das Ansehen und das Herunterladen von Scans. Einträge werden nach **einem Jahr** gelöscht. ![Journal mit Filter „Bereich“ und einigen Einträgen](https://wiki.skit.center/uploads/images/gallery/2026-10/JLufLRpVhWGbzdrZ-12-journal.png) *Journal mit Filter „Bereich“ und einigen Einträgen* # Häufige Fragen (Admins) # Häufige Fragen (Admins) **Der Kopierer meldet einen Fehler beim Senden.** Zugangsdaten und Einstellungen prüfen (Host `ftp.scandock.cloud`, Port, **Passiv**-Modus, Pfad `/`). Zu große Dateien (über 50 MB) bricht der Server ab, dann am Kopierer Auflösung oder Farbe reduzieren. Bei FTPS-Problemen testweise Port 990 bzw. 21 probieren. **Der Kopierer meldet Erfolg, aber der Scan fehlt.** Im Bereich des Geräts bzw. im **Journal** nach „abgelehnt“ suchen, der Grund steht dabei. **Anmeldung schlägt fehl (Meldung mit „AADSTS…“).** Häufige Ursachen: abgelaufener Clientschlüssel, falsche Umleitungs-URI in der App-Registrierung, fehlende Zustimmung. Die Meldung nennt den Grund. Sonst Ihren ScanDock-Ansprechpartner kontaktieren. **Ein Kollege sieht ein privates Gerät nicht.** Ist er (oder eine seiner Gruppen) beim Gerät eingetragen? Gruppenänderungen in Entra wirken nach etwa 5 Minuten. **Ich habe meine Admin-Rechte verloren.** Ist eine Admin-Gruppe eingetragen, braucht man deren Mitgliedschaft. Ein anderer Admin kann helfen, sonst Ihr ScanDock-Ansprechpartner. **Roter Hinweis „Empfang gesperrt“.** Speicherplatz auf dem Server knapp. Der Betreiber kümmert sich darum, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben.