ScanDockPub Übersicht ScanDock – Hilfe ScanDock bringt Scans von Kopierern und Multifunktionsgeräten in Ihre Microsoft-365-Umgebung. Die Geräte senden die Scans per FTP an ScanDock. Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und sehen, laden herunter oder löschen Ihre Scans. Für wen ist welcher Teil? Teil Für wen Themen Benutzer alle Mitarbeiter Anmelden, Scans ansehen, herunterladen und löschen, Ansicht anpassen, Meldungen verstehen Verwaltung (Admins) Administratoren Ihrer Firma Einrichtung, FTP-Konten und Kopierer, Berechtigungen, Einstellungen, Journal Ihre persönliche Adresse lautet https://.scandock.cloud , das Kürzel erhalten Sie bei der Einrichtung. Startseite von ScanDock mit Scan-Liste (Gesamtansicht) Kontakt Bei Fragen, die diese Anleitungen nicht beantworten, wenden Sie sich an Ihren ScanDock-Ansprechpartner. Benutzer Anleitungen für alle, die sich bei ScanDock anmelden und Scans ansehen, herunterladen oder löschen. Anmelden und Abmelden Anmelden und Abmelden Anmelden Öffnen Sie die Adresse Ihrer Firma, z. B. https://.scandock.cloud . Sie werden zur Anmeldung bei Microsoft weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Firmen-Konto an (dasselbe wie für Outlook/Teams). Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre Scans. Microsoft-Anmeldeseite mit Kontoauswahl Beim allerersten Mal kann Microsoft fragen, ob ScanDock Ihr Profil lesen darf. Bestätigen Sie mit Akzeptieren . Erscheint stattdessen „Administratorgenehmigung erforderlich“, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Ihr Menü Oben rechts steht Ihre E-Mail-Adresse. Ein Klick öffnet das Menü mit Darstellung (Hell, Dunkel, System) und Abmelden . Administratoren finden dort zusätzlich FTP-Konten, Einstellungen und Journal. Links daneben führt Hilfe zu diesen Anleitungen. Kopfzeile mit Logos, Hilfe-Button und geöffnetem Benutzermenü Abmelden Menü öffnen → Abmelden . Nach 8 Stunden ohne Abmeldung endet die Sitzung automatisch. Scans ansehen und herunterladen Scans ansehen und herunterladen Die Scans sind nach Geräten (FTP-Konten) gegliedert, z. B. „Kopierer Empfang“. Sie sehen nur die Geräte, für die Sie freigeschaltet sind. Die neuesten Scans stehen jeweils oben. Scan-Seite in der Kachelansicht Ansehen Klicken Sie auf das Vorschaubild oder den Dateinamen . Der Scan öffnet sich in einem neuen Tab. PDF, JPG und PNG zeigt der Browser direkt an. TIFF-Scans werden zur Ansicht als PDF geöffnet. Herunterladen Einzeln: Button Herunterladen am Scan. Mehrere auf einmal: In die Listenansicht wechseln (Symbol mit Zeilen im Kopf des Bereichs), die gewünschten Scans anhaken oder Alle wählen und Ausgewählte herunterladen klicken. Sie erhalten eine ZIP-Datei. Listenansicht mit Häkchen, Buttons Alle/Keine und „Ausgewählte herunterladen (3)“ Neue Scans Neue Scans erscheinen nach wenigen Sekunden von selbst, ohne dass Sie die Seite neu laden. Während der Übertragung zeigt eine gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ bzw. „Wird verarbeitet …“ . Gestrichelte Kachel „Wird übertragen …“ während eines Scans Dateinamen ScanDock vereinheitlicht die Dateinamen der Geräte: Umlaute werden umgeschrieben (ä → ae, ß → ss), Sonderzeichen und Leerzeichen werden zu _ , sehr lange Namen werden gekürzt und erhalten eine Nummer, z. B. Uebergabeprotokoll_Grundst0000.pdf . Scans löschen Scans löschen Einzeln: Button Löschen am Scan und bestätigen. Mehrere: In der Listenansicht die Scans anhaken und Ausgewählte löschen klicken. Listenansicht mit drei markierten Scans und „Ausgewählte löschen (3)“ Gelöschte Scans lassen sich nicht wiederherstellen . Automatisches Löschen Scans werden nach einer festen Frist automatisch gelöscht (Standard 30 Tage , von Ihrem Administrator einstellbar). Die Frist steht oben auf der Scan-Seite. Laden Sie Dokumente, die Sie länger brauchen, rechtzeitig herunter und legen Sie sie z. B. in SharePoint ab. Ansicht anpassen Ansicht anpassen Alle Einstellungen auf dieser Seite werden für Ihr Konto gespeichert und gelten auch auf anderen Geräten. Bereiche auf- und zuklappen Klicken Sie auf den Kopf eines Bereichs (Gerätename). Oben gibt es Alle aufklappen und Alle zuklappen . Kacheln oder Liste Im Kopf jedes Bereichs, links neben der Anzahl, stehen zwei Symbole: Kacheln: große Vorschaubilder Liste: kompakt, mit Häkchen zum Herunterladen oder Löschen mehrerer Scans Kopf eines Bereichs mit den beiden Ansichts-Symbolen Hell oder dunkel Menü (Ihre E-Mail-Adresse oben rechts) → Darstellung : Hell , Dunkel oder System (folgt der Einstellung Ihres Computers). Meldungen und häufige Fragen Meldungen und häufige Fragen Farbige Hinweise Hinweis Bedeutung Was tun? Gelb: „… wurde gelöscht: …“ im Bereich eines Geräts Eine Datei des Kopierers wurde nicht angenommen, der Grund steht dabei (z. B. falscher Dateityp, größer als 50 MB, beschädigt, verdächtiger Inhalt). Der Hinweis verschwindet nach 1 Stunde. Scan erneut senden, ggf. als PDF und mit geringerer Auflösung. Bei Wiederholung den Administrator informieren. Rot: „Der Empfang von Scans ist gesperrt“ Auf dem Server ist vorübergehend zu wenig Speicherplatz frei. Kopierer können nicht senden, vorhandene Scans sind weiter verfügbar. Nichts, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben. Gelb: „Ihre Gruppenmitgliedschaften konnten nicht aktualisiert werden“ Microsoft war kurz nicht erreichbar. Freigaben über Gruppen gelten vorübergehend nicht. Neu anmelden klicken. Gelber Hinweis zu einer abgelehnten Datei im Bereich eines Geräts Häufige Fragen Mein Scan erscheint nicht. Warten Sie etwa 30 Sekunden. Erscheint ein gelber Hinweis, steht dort der Grund. Erscheint nichts, hat der Kopierer die Datei vermutlich nicht gesendet (Fehlermeldung am Gerät prüfen). Ich sehe ein Gerät nicht, obwohl Kollegen es sehen. Das Gerät ist privat und Sie sind (noch) nicht freigeschaltet. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Änderungen wirken nach spätestens 5 Minuten. „Ihnen ist noch kein Gerät zugeordnet.“ Für Sie ist noch kein Gerät freigegeben. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Warum heißt meine Datei anders als am Kopierer eingestellt? ScanDock vereinheitlicht Dateinamen (siehe Scans ansehen und herunterladen ). Verwaltung (Admins) Anleitungen für Administratoren: Einrichtung, FTP-Konten und Kopierer, Berechtigungen, Einstellungen und Journal. Erste Einrichtung (Microsoft Entra) Erste Einrichtung (Microsoft Entra) Sie erhalten von Ihrem ScanDock-Ansprechpartner einen Start-Link . Er führt Schritt für Schritt durch die Anbindung an Ihr Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Sie benötigen die Rolle Anwendungsadministrator oder Globaler Administrator . Einrichtungsassistent nach Öffnen des Start-Links Ablauf App registrieren: In entra.microsoft.com → Identität → Anwendungen → App-Registrierungen → Neue Registrierung . Name z. B. „ScanDock“, Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis , Umleitungs-URI (Plattform Web ) so, wie sie im Assistenten angezeigt wird. Werte notieren: Anwendungs-ID (Client) und Verzeichnis-ID (Mandant) von der Übersichtsseite der App. Geheimen Clientschlüssel erstellen: Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel . Den Wert (nicht die Geheimnis-ID) kopieren und das Ablaufdatum notieren. Berechtigung prüfen: API-Berechtigungen : Microsoft Graph → User.Read (delegiert) ist bei neuen Apps bereits vorhanden. Empfohlen: Administratorzustimmung erteilen . Werte im Assistenten eintragen und speichern. ScanDock prüft die Angaben sofort bei Microsoft. Mit Microsoft anmelden. Klappt die Anmeldung, ist die Einrichtung abgeschlossen und der Start-Link ungültig. Entra: Übersichtsseite der App mit Anwendungs-ID und Verzeichnis-ID Entra: API-Berechtigungen mit „Administratorzustimmung erteilen“ Optional: Vorschläge aus dem Verzeichnis Damit ScanDock beim Freigeben von Geräten Personen und Gruppen aus Ihrem Verzeichnis vorschlägt: API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph → Anwendungsberechtigungen : User.Read.All und Group.ReadBasic.All , danach Administratorzustimmung erteilen . Ohne diese Berechtigungen geben Sie Anmeldenamen bzw. Gruppen-IDs von Hand ein. Nach der Einrichtung Zunächst haben alle angemeldeten Benutzer Admin-Rechte. Legen Sie deshalb gleich eine Admin-Gruppe fest (siehe Einstellungen ). Den Start-Link verloren oder abgelaufen? Ihr ScanDock-Ansprechpartner stellt einen neuen aus. FTP-Konten und Kopierer einrichten FTP-Konten und Kopierer einrichten Jeder Kopierer (oder Standort) erhält ein eigenes FTP-Konto . Die Scans eines Kontos erscheinen in der Weboberfläche als eigener Bereich. Konto anlegen Menü → FTP-Konten → Bezeichnung eingeben (z. B. „Kopierer Empfang“), privat oder öffentlich wählen → FTP-Konto anlegen . Seite FTP-Konten mit Formular „FTP-Konto anlegen“ und Liste der Konten Zugangsdaten für den Kopierer Feld am Kopierer Wert Server / Host ftp.scandock.cloud Port 21 (FTP oder FTPS explizit „AUTH TLS“) oder 990 (FTPS implizit) Benutzername wie angezeigt, z. B. firma-ab12cd Passwort wie angezeigt (siehe unten) Verzeichnis / Pfad / oder leer Modus Passiv (PASV) Dateiformat PDF empfohlen (auch JPG, PNG, TIFF möglich) Das Passwort wird nur direkt nach dem Anlegen bzw. nach Neues Passwort im Klartext angezeigt. Danach steht dort •••••••• , das Augen-Symbol zeigt es bei Bedarf an. Detailseite eines FTP-Kontos mit Zugangsdaten und Augen-Symbol Empfehlung: Nutzen Sie FTPS , wenn der Kopierer es unterstützt. Bei unverschlüsseltem FTP werden Passwort und Dokumente im Klartext übertragen. Was ein Kopierer darf Das Konto kann nur hochladen : keine Dateien auflisten, lesen oder löschen. Ein mitgelesenes Passwort verrät deshalb keine Scans. Regeln für Dateien Erlaubt: PDF, JPG/JPEG, PNG, TIFF . Andere Dateien werden gelöscht und gemeldet. Maximal 50 MB pro Datei (übliche Scans: 0,5–5 MB). Größere Übertragungen bricht der Server ab, der Kopierer meldet einen Fehler, in ScanDock erscheint ein Hinweis. Jede Datei wird auf echten Inhalt und Schadcode (z. B. HTML/Skript in PDFs) geprüft. Dateinamen werden vereinheitlicht (Umlaute → ae/oe/ue/ss, Sonderzeichen → _ , max. 30 Zeichen). ScanDock ist für Kopierer gedacht, nicht zum Austausch beliebiger Dateien. Konto verwalten Auf der Detailseite: Neues Passwort (altes gilt sofort nicht mehr, Kopierer umstellen!), Sperren/Aktivieren , Löschen (löscht auch alle Scans des Kontos). Wer sieht welche Scans? Wer sieht welche Scans? Jedes FTP-Konto ist entweder öffentlich oder privat . Einstellung auf der Detailseite des Kontos unter Wer sieht die Scans? . Sichtbarkeit Wer sieht die Scans Öffentlich alle angemeldeten Benutzer Ihrer Firma Privat nur die eingetragenen Personen und Mitglieder der eingetragenen Gruppen Wichtig: Auch Administratoren sehen private Scans nur , wenn sie selbst oder eine ihrer Gruppen eingetragen sind. Verwalten (Zugangsdaten, Freigaben) können Admins jedes Konto. Bereich „Wer sieht die Scans?“ mit Auswahl öffentlich/privat und Liste der Freigaben Personen oder Gruppen hinzufügen Im Feld Person oder Gruppe hinzufügen tippen, ab 2 Zeichen erscheinen Vorschläge. Auswählen → Hinzufügen . Ohne Vorschläge aus dem Verzeichnis (siehe Erste Einrichtung , optional) geben Sie den Anmeldenamen ( name@firma.de ) oder die Objekt-ID einer Entra-Gruppe ein. Personen werden intern über ihre feste Microsoft-ID erkannt. Eine spätere Umbenennung schadet nicht, und ein neuer Mitarbeiter mit einer wiederverwendeten Adresse erhält keinen Zugriff. Gruppenänderungen in Entra wirken nach spätestens etwa 5 Minuten. Eingabefeld mit Vorschlagsliste (Personen und Gruppen) Entfernen Entfernen neben dem Eintrag. Wird ein privates Konto öffentlich, bleiben die Einträge gespeichert und gelten wieder, sobald es erneut privat wird. Einstellungen Einstellungen Menü → Einstellungen . Firma Firmenname und Logo (PNG, JPG, WebP oder SVG, max. 1 MB). Beides erscheint oben links neben dem ScanDock-Logo. Einstellungen, Abschnitt Firma mit Logo-Vorschau Admin-Gruppe Objekt-ID einer Entra-Gruppe. Nur deren Mitglieder haben dann Admin-Rechte. Solange keine Gruppe eingetragen ist, sind alle angemeldeten Benutzer Admins, darauf weist ein gelber Hinweis hin. Die Objekt-ID finden Sie in Entra unter Gruppen → Gruppe → Übersicht . Sind Sie selbst nicht Mitglied, warnt ScanDock, bevor Sie sich aussperren. Aufbewahrung Anzahl Tage (1–999, Standard 30), nach denen Scans automatisch gelöscht werden. Geheimer Clientschlüssel Siehe Clientschlüssel erneuern . Clientschlüssel erneuern Clientschlüssel erneuern Der geheime Clientschlüssel der Entra-App läuft ab (meist nach 24 Monaten). Danach kann sich niemand mehr anmelden. ScanDock warnt Admins 30 Tage vorher mit einem gelben Hinweis, nach Ablauf mit einem roten. Gelber Hinweis „Der geheime Clientschlüssel … läuft in 12 Tagen ab“ So geht's In Entra: App-Registrierungen → ScanDock → Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel . In ScanDock: Menü → Einstellungen → Geheimer Clientschlüssel : Wert und Ablaufdatum eintragen → Schlüssel prüfen und speichern . ScanDock prüft den Schlüssel sofort bei Microsoft. Erst danach den alten Schlüssel in Entra löschen. Schon abgelaufen? Wenden Sie sich an Ihren ScanDock-Ansprechpartner. Er stellt einen neuen Start-Link aus, über den Sie den Schlüssel erneuern. Die Kopierer senden in der Zwischenzeit weiter. Journal Journal Menü → Journal (nur für Admins). Hier ist nachvollziehbar, wer wann was geändert hat: Einstellungen: Admin-Gruppe, Aufbewahrung, Firmenname, Logo, Clientschlüssel FTP-Konten: angelegt, gelöscht, Passwort erneuert, gesperrt/aktiviert, Sichtbarkeit, Personen/Gruppen Scans: eingegangen, abgelehnt (mit Grund), gelöscht (von Hand oder nach Ablauf der Frist) System: z. B. Empfang wegen Speichermangel gesperrt/freigegeben Jeder Eintrag enthält Zeitpunkt, Person (bzw. „System“) und IP-Adresse. Nicht protokolliert werden Anmeldungen, das Ansehen und das Herunterladen von Scans. Einträge werden nach einem Jahr gelöscht. Journal mit Filter „Bereich“ und einigen Einträgen Häufige Fragen (Admins) Häufige Fragen (Admins) Der Kopierer meldet einen Fehler beim Senden. Zugangsdaten und Einstellungen prüfen (Host ftp.scandock.cloud , Port, Passiv -Modus, Pfad / ). Zu große Dateien (über 50 MB) bricht der Server ab, dann am Kopierer Auflösung oder Farbe reduzieren. Bei FTPS-Problemen testweise Port 990 bzw. 21 probieren. Der Kopierer meldet Erfolg, aber der Scan fehlt. Im Bereich des Geräts bzw. im Journal nach „abgelehnt“ suchen, der Grund steht dabei. Anmeldung schlägt fehl (Meldung mit „AADSTS…“). Häufige Ursachen: abgelaufener Clientschlüssel, falsche Umleitungs-URI in der App-Registrierung, fehlende Zustimmung. Die Meldung nennt den Grund. Sonst Ihren ScanDock-Ansprechpartner kontaktieren. Ein Kollege sieht ein privates Gerät nicht. Ist er (oder eine seiner Gruppen) beim Gerät eingetragen? Gruppenänderungen in Entra wirken nach etwa 5 Minuten. Ich habe meine Admin-Rechte verloren. Ist eine Admin-Gruppe eingetragen, braucht man deren Mitgliedschaft. Ein anderer Admin kann helfen, sonst Ihr ScanDock-Ansprechpartner. Roter Hinweis „Empfang gesperrt“. Speicherplatz auf dem Server knapp. Der Betreiber kümmert sich darum, der Empfang wird automatisch wieder freigegeben.