Was sind E-Rechnung und was ist ZUGFeRD?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung können E-Rechnungen von Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen automatisch verarbeitet werden, ohne dass Daten manuell erfasst werden müssen.
Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung, da sie zwar für Menschen lesbar, für Software jedoch nur eingeschränkt automatisch auswertbar ist.
Vorteile von E-Rechnungen
- Automatische Verarbeitung ohne manuelle Datenerfassung
- Weniger Übertragungsfehler
- Schnellere Freigabe- und Buchhaltungsprozesse
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
- Einfachere Archivierung und Nachvollziehbarkeit
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein in Deutschland weit verbreitetes E-Rechnungsformat.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Bestandteilen:
- Ein normales PDF, das der Empfänger wie jede andere Rechnung öffnen und lesen kann.
- Eine eingebettete XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält.
Dadurch kann dieselbe Datei sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisch verarbeitet werden.
Vorteile von ZUGFeRD
- Nur eine Datei muss versendet und archiviert werden.
- Für den Empfänger bleibt die Rechnung als gewohntes PDF lesbar.
- Buchhaltungsprogramme können die XML-Daten automatisch importieren.
- Geeignet für kleine Unternehmen ebenso wie für große Unternehmen und Behörden.
Unterschied zwischen PDF und ZUGFeRD
| PDF-Rechnung | ZUGFeRD-Rechnung |
|---|---|
| Für Menschen lesbar | Für Menschen und Software lesbar |
| Keine strukturierten Daten | Enthält strukturierte XML-Daten |
| Manuelle Erfassung erforderlich | Automatischer Import möglich |
| Keine E-Rechnung | Vollwertige E-Rechnung |
Weitere E-Rechnungsformate
Neben ZUGFeRD existieren weitere Formate:
- XRechnung – XML-basiertes Format, insbesondere für öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
- Factur-X – Internationaler Standard, technisch nahezu identisch mit ZUGFeRD und insbesondere in Frankreich verbreitet.
- Peppol BIS Billing – Europäischer Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk.
Fazit
Eine E-Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und bildet die Grundlage für digitale Buchhaltungsprozesse. ZUGFeRD verbindet dabei die Vorteile einer klassischen PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch eignet sich das Format sowohl für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen als auch für die langfristige Archivierung und automatisierte Weiterverarbeitung.
Quellen