Phase 3 – IT-Landschaft erfassen
„Ein ISMS schützt Werte – nicht nur Computer.“
Einleitung
Phase 3 – Assets erfassen ist ein Baustein auf dem Weg zu einem belastbaren ISMS für KMU. Die Phase verbindet organisatorische Sicht, technische Realität und die Anforderungen der Geschäftsführung.
Ziel der Phase
Ziel ist es, die relevanten Informationen strukturiert zu erfassen, verständlich zu dokumentieren und als Grundlage für die nächsten Schritte nutzbar zu machen.
Benötigte Teilnehmer
- Geschäftsführung oder IT-Entscheider
- Interner oder externer IT-Verantwortlicher
- Fachabteilungen nach Bedarf
- Datenschutz oder Qualitätsmanagement, falls vorhanden
Arbeitsergebnisse der Phase
- Dokumentierte Ergebnisse der Bestandsaufnahme
- Offene Fragen und Risiken
- Erste Prioritäten für spätere Maßnahmen
- Grundlage für die nächste Phase
Checkliste
Informationen
Ziel
Kundendaten, Personaldaten, Verträge, Angebote, E-Mails, Konstruktionsdaten und Kalkulationen werden erfasst. Informationen sind oft das wichtigste Asset.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Hardware
Ziel
Server, PCs, Notebooks, Drucker, Netzwerkgeräte, mobile Geräte und Datenträger werden aufgenommen. Alter, Garantie und Kritikalität sollten dokumentiert werden.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Software
Ziel
ERP, Buchhaltung, Office, Branchensoftware, Datenbanken und Spezialanwendungen werden erfasst. Wichtig sind Versionen, Lizenzen, Hersteller und Supportstatus.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Cloud-Dienste
Ziel
Microsoft 365, Hosting, Backupdienste, SaaS-Anwendungen und Portale werden aufgenommen. Cloud-Dienste sind oft geschäftskritisch, aber schlecht dokumentiert.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Benutzer- und Dienstkonten
Ziel
Benutzerkonten, Administratoren, Servicekonten und API-Zugänge werden erfasst. Besonders Dienstkonten sind häufig unkontrollierte Risiken.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Netzwerkkomponenten
Ziel
Firewall, Router, Switches, WLAN, VPN und Internetanschlüsse werden dokumentiert. Ohne Netzwerkübersicht sind Risiken und Abhängigkeiten kaum bewertbar.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Backups
Ziel
Backupziele, Aufbewahrung, Offline-Kopien und Wiederherstellungswege gelten ebenfalls als Assets. Ein Backup ist nur wertvoll, wenn es wiederherstellbar ist.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Verträge und Lizenzen
Ziel
Wartungsverträge, Lizenznachweise, Supportverträge und Zugangsdaten müssen auffindbar sein. Fehlende Verträge erschweren Notfälle und Audits.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Gebäude und Räume
Ziel
Serverräume, Technikschränke, Zutrittsmedien und Schlüssel werden erfasst. Physische Sicherheit ist Teil der Informationssicherheit.
Warum ist das wichtig?
Dieser Punkt sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Annahmen beruhen. Gerade in kleinen Unternehmen sind viele Informationen nicht dokumentiert, sondern nur einzelnen Personen bekannt. Durch die strukturierte Erfassung entsteht Transparenz und eine belastbare Grundlage für Risikoanalyse, Maßnahmenplanung und spätere Audits.
Typische Feststellungen
In KMU fehlen häufig aktuelle Dokumentationen, eindeutige Verantwortlichkeiten und regelmäßige Prüfungen. Das ist kein Vorwurf, sondern der Ausgangspunkt für den Aufbau eines ISMS.
Hinweise für den IT-Berater
Wichtig ist eine pragmatische Sprache. Geschäftsführung und Fachbereiche müssen verstehen, welchen Nutzen die Phase für den Betrieb hat. Technische Details sind wichtig, sollten aber immer mit Geschäftsrisiken verbunden werden.
Praxistipp
Am Ende jeder Phase sollte eine kurze Zusammenfassung erstellt werden: Was wurde erkannt, was ist kritisch, was ist offen und welche Entscheidung wird als nächstes benötigt?
Ergebnis der Phase
Die Phase ist abgeschlossen, wenn die Ergebnisse so dokumentiert sind, dass eine andere fachkundige Person die Ausgangslage nachvollziehen und mit der nächsten Phase fortfahren kann.