Teamordner anlegen und verwalten
Ziel
Teamordner sind zentrale Ordner, die nicht einem einzelnen Benutzer gehören, sondern für Gruppen oder Teams bereitgestellt werden.
Sie eignen sich für gemeinsam genutzte Daten, zum Beispiel:
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Abteilungsablagen
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Projektunterlagen
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Vorlagen
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gemeinsame Dokumente
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Austauschbereiche innerhalb eines Teams
Der große Vorteil ist, dass die Daten nicht an ein einzelnes Benutzerkonto gebunden sind.
Die Teamordnerverwaltung
Voraussetzungen
Damit Teamordner genutzt werden können, muss die entsprechende Funktion beziehungsweise App in Nextcloud aktiviert sein.
Die Verwaltung erfolgt anschließend über den Administrationsbereich.
Teamordner anlegen
Vorgehen
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Als Administrator anmelden.
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Den Bereich zur Verwaltung der Teamordner öffnen.
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Einen neuen Teamordner anlegen.
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Einen eindeutigen Namen vergeben.
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Den Teamordner den gewünschten Gruppen oder Benutzern zuweisen.
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Die Berechtigungen festlegen.
Geeignete Namen
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Vertrieb
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Buchhaltung
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Personal
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Projekte
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Vorlagen
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Austausch extern
Hinweise
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Teamordner sollten fachlich klar abgegrenzt sein.
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Für sehr unterschiedliche Inhalte besser mehrere Teamordner verwenden.
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Die Benennung sollte sich an der Organisationsstruktur orientieren.
Berechtigungen für Teamordner
Je nach Konfiguration können für Gruppen oder Benutzer unterschiedliche Rechte vergeben werden.
Typische Rechte sind:
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lesen
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schreiben
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löschen
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teilen
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verwalten
Nicht jede Umgebung verwendet exakt dieselben Bezeichnungen, die Grundidee ist aber gleich:
Es wird festgelegt, wer den Teamordner sehen darf und welche Aktionen darin erlaubt sind.
Teamordner verwalten
Im laufenden Betrieb müssen Teamordner gepflegt werden.
Typische Aufgaben
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weitere Gruppen hinzufügen
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Gruppen entfernen
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Berechtigungen ändern
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Ordner umbenennen
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Verantwortlichkeiten festlegen
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Struktur im Teamordner überarbeiten
Empfehlung
Für jeden wichtigen Teamordner sollte klar sein, wer fachlich verantwortlich ist.
truktur innerhalb von Teamordnern
Auch wenn ein Teamordner zentral bereitgestellt wird, sollte seine interne Struktur gut geplant werden.
Beispiel
Vertrieb
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Angebote
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Verträge
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Vorlagen
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Kunden
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Archiv
Projekt A
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Planung
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Protokolle
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Dokumentation
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Austausch
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Abschluss
Empfehlung
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klare Hauptordner verwenden
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keine unnötig tiefe Verschachtelung
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Archivbereiche deutlich kennzeichnen
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Benennung einheitlich halten
Bewährte Praxis
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Teamordner nur für echte gemeinsame Daten nutzen
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persönliche Arbeitsdateien nicht in allgemeine Teamordner mischen
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Rechte möglichst über Gruppen vergeben
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pro Teamordner eine fachliche Verantwortung festlegen
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Struktur regelmäßig prüfen und aufräumen