Gruppen anlegen und verwalten
Ziel
Gruppen dienen dazu, Benutzer logisch zusammenzufassen.
Dadurch können Berechtigungen und Freigaben einfacher und einheitlicher vergeben werden.
Beispiele für Gruppen:
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Vertrieb
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Buchhaltung
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IT
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Geschäftsleitung
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Projektteam A
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Externe Partner
Die Gruppenverwaltung
Gruppen anlegen
Eine Gruppe wird in der Benutzer- oder Gruppenverwaltung erstellt.
Vorgehen
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Als Administrator anmelden.
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Den Bereich zur Verwaltung von Benutzern oder Gruppen öffnen.
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Eine neue Gruppe anlegen.
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Einen eindeutigen Gruppennamen vergeben.
Hinweise
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Gruppennamen sollten verständlich und dauerhaft sein.
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Gruppen sollten nach Funktion oder organisatorischer Zugehörigkeit benannt werden.
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Es ist besser, wenige klare Gruppen zu verwenden als sehr viele ähnliche Gruppen.
Benutzer Gruppen zuordnen
Benutzer können einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden.
Beispiele
Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied sein in:
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Mitarbeiter -
Vertrieb -
Projekt-X
Dadurch lassen sich allgemeine und spezielle Rechte kombinieren.
Gruppen verwalten
Im laufenden Betrieb müssen Gruppen gepflegt werden.
Typische Aufgaben
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Benutzer hinzufügen
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Benutzer entfernen
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Gruppennamen überprüfen
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ungenutzte Gruppen bereinigen
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neue Projekt- oder Abteilungsgruppen anlegen
Empfehlung
Gruppen sollten regelmäßig geprüft werden, damit Berechtigungen aktuell bleiben.
Bewährte Praxis
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Rechte bevorzugt an Gruppen vergeben
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Gruppen klar benennen
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Projektgruppen von Abteilungsgruppen trennen
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keine unnötigen Einzelberechtigungen aufbauen
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regelmäßig prüfen, ob Gruppen noch benötigt werden